Cómo elegir el mejor cajón automático para mi negocio

El mercado de los cajones automáticos ha evolucionado muchísimo en los últimos años. Actualmente hay una gran oferta en el mercado que se adapta a casi cualquier tipo de negocio. La cuestión muchas veces es, ¿Cuál es el cajón automático que mejor encaja en mi negocio? En este post vamos a intentar responder a esta pregunta.

¿Por qué instalar un cajón automático?

El cajón automático es una herramienta de trabajo con ventajas objetivas obvias:

• Automatización de proceso de cobro evitando errores de cambio. El cajón se puede colocar de cara al cliente o de cara al empleado. En ambos casos, cuando lanzamos un ticket desde nuestro TPV y le indicamos que va a ser cobrado en efectivo, el cajón se pone en modo aceptación esperando el efectivo en billetes y monedas devolviendo el cambio exacto. No hay errores de cambio.
• Evitamos hurtos y robos de efectivo por parte de terceras personas o empleados. Con un cajón automático sólo tiene acceso al efectivo quien decide el gerente o propietario del negocio. En un proceso operativo normal, los empleados solo tocarían dinero en el caso de que el cajón esté cara a ellos para realizar el cobro a cliente, devolviendo el cambio al mismo. No hay acceso a billetes ni a monedas. El que evita la ocasión…
• Agilidad en el proceso de cierre de caja. El proceso de arqueo al cierre con cajones estándar es un coñazo, nos obliga a invertir tiempo, habitualmente al cierre de turno, a contar monedas y billetes para mirar de cuadrar de la caja. Si no cuadra la caja, entonces dolores de cabeza extra. ¿Nos hemos equivocado contando el dinero? ¿Realmente falta dinero? El jefe me va a crujir mañana. Con el cajón automática ganamos todo este tiempo y eliminamos el punto de estrés, responsabilidad y problemas de que la caja no cuadre.
• Hay determinados negocios donde la higiene es esencial: comercios de producto fresco, carnicerías, pescaderías, fruterías, panaderías, pastelerías… Con un cajón automática de cara al cliente eliminamos de un plumazo esta variable.
• Casos donde el propietario tenga varios negocios. El cajón automático elimina muchos dolores de cabeza. Tienes 100% controlado el efectivo y se puede establecer un protocolo eficiente de recogida y recarga de efectivo.

Criterios de elección de un cajón automático

Una vez que tenemos claro que un cajón de efectivo es un must para nuestro negocio, viene las dudas: ¿Cuál es el cajón automático que mejor encajaría en mi negocio?

La oferta de cajones automáticas es amplia y a veces puede llegar a ser un poco complicado elegir un equipo u otro.

Hay algunos criterios que nos pueden ayudar a tener una 💡 de cual puede ser la mejor opción, aunque lo mejor en estos casos es contar con una empresa que te asesore como Connect 😊

Criterio 1.  Número de operaciones diarias de efectivo.

Este criterio puede generar un poco de controversia.  En el caso de los billetes, el más complejo,  se entiende por operación la vez que entra (cobra) y sale (paga o da cambio) un billete por el bocal. Pongamos un par de ejemplos prácticos:

• Ticket de 11,50€. Si nos pagan con un billete de 20€, la máquina, si está bien de cambio, nos devolverá un billete de 5€, una moneda de 2€, una moneda de 1€ y una moneda de 50c. En este caso serían dos operaciones de billetes.
• Ticket de 11,50€. Si nos pagan con un billete de 50€, en el mismo caso con cambio óptimo, nos devolverá, un billete de 20€, uno de 10€ y las monedas correspondientes. En este caso serían 3 operaciones de billetes, 1 de entrada y 2 de salida.

Creo que esto queda claro. Entonces, ahora vamos con el criterio número 2.

Criterio 2.  Ticket medio.

Este criterio es muy importante. Podemos tener pocos tickets pero con tickets medios altos, lo que nos generará un volumen alto de operaciones con el billetero. Vamos a poner un par de ejemplos. En este caso supongamos que tenemos una empresa de venta de recambios para coches. Vendemos piezas desde céntimos a piezas que valen cientos de euros.

• Cuenta de 328€. Aquí se pueden dar varias circunstancias:
  • Que nos paguen con billetes 50 y 20. Podemos realizar con una sola venta un montón de operaciones de billetes. En este caso necesitaríamos un cajón con un billetero medianamente rápido o incluso que pueda coger billetes en fajos, si no el pobre cliente igual está hasta el día del juicio final para pagar.

Ahora vamos a poner el caso opuesto. Una panadería o una cafetería. Muchas operaciones, pero en este caso muy pequeñas.

• 100 cuentas durante la mañana de 1,50€ a 3,50€ (café, oferta desayuno, bla, bla). En este caso recibiremos y pagaremos con mucha moneda y con billete pequeño ya que tenderán a pagar con 5€, 10€ y 20€ y con toda la calderilla que lleven en el bolsillo.

Criterio 3.  Espacio físico de instalación.

El espacio puede llegar a ser un factor muy importante. Hay locales que, por su disposición, tienen espacio limitado para la instalación del cajón automático. Esencialmente hay dos tipos de cajón automático por formato:

• Cajón compacto. Los cajones compactos son cajones pensados en un solo volumen, de tamaño contenido. En este formato podemos encontrar el CashKeeper CK950, la gama de VNE Virtuo, el nuevo Cash Protect Fusion, y podríamos considerar como compactos tb el Glory Ci5 y el Cashlogy Pos1500.
• Cajón modular. La gama de cajones modulares es la más amplia. Normalmente los cajones modulares están pensando para volúmenes de efectivo altos, de ahí el tamaño. Cajones modulares son la gama media y alta de Cashkeeper, el Apolo Sigma y el Zeus Apolo (CK+), la gama alta de Glory, el CI10, los CashProtect 400CL, ProCL, 400AS y PROAS o el monstruo para muy altas cargas de efectivo de AutoModules, el CashPoint.

Una vez vistos los criterios básicos de elección de cajón, en base a nuestra gama de productos vamos a ver un par de conceptos más que conviene entender antes de ver que encajaría mejor en cada tipo de negocio.

Algunos conceptos clave. Sobre validadores, hoppers,  recicladores y stackers.

Cuando nos metemos en profundidad en el mundillo de los cajones, nos empiezan a hablar muchas veces de hoppers independientes, recicladores de billetes o stackers. Vamos a ver que es cada elemento:

• Validadores de monedas y billetes. Los validadadores son el conjunto de piezas mecánicas y sensores que se encargan de decidir si el billete o la moneda es válido y que billete o moneda es. También aportan un plus de velocidad en función de la calidad de los elementos.
• Recicladores de billetes. Cuando hablamos de “reciclar” hablamos de los billetes o monedas que se queda el cajón para poder dar cambio. En el caso de los billetes, se les llama recicladores y en el caso de las monedas Hoppers. En el caso de los recicladores, hay de varios tipos:
  • Mixed. Este tipo de reciclador de billetes se encuentra habitualmente en cajones de gama de entrada. En este reciclador todos los billetes van al mismo sitio, ocupando posiciones. Cuando necesita devolver un tipo de billete va a buscar el billete y lo devuelve. Esto hace que la velocidad no sea su mejor característica. Lo que sí que permite es que la máquina pueda ser más pequeña. Este tipo de reciclador lo encontramos por ejemplo en el Cashkeeper CK950. Pensados para cargas bajas de billetes.
  • Recicladores independientes. El caso más común, es que cada tipo de billete que es capaz de reciclar la máquina vaya a un cajón independiente. Esto hace que la aceptación y pago sea mucho más ágil y rápida. A partir de aquí, existen diferentes configuraciones con recicladores independientes:
    • 2 recicladores. En este caso, la máquina sería capaz de cobrar con cualquier tipo de billetes de 5 a 500€ pero sólo sería capaz de devolver en dos tipos de billetes, normalmente configurables. Casos como el Apolo Sigma o el Cashkeeper CK+ en su configuración básica van con dos recicladores. En función del tipo de negocio se pueden configurar para que devuelvan con 5 y 10€, 5 y 20€ o 10 y 20€.
    • 3 recicladores. Este caso sería similar al anterior pero la configuración estándar sería para devolver en 5, 10 y 20€ aunque para casos donde haya pagos con billetes grandes tb se puede configurar con 10, 20 y 50€. Cajones con esta configuración de billetero podrían ser el Glory CI5 – CI10, el VNE Virtuo 3 o el Cashlogy POS1500.
    • 4 recicladores. Aquí contaríamos con la configuración más grande en cuanto a billeteros. 4 recicladores independientes nos permiten trabajar con las 4 denominaciones más importantes en caso de alta carga de billetes y aceptación de billetes grandes. Podríamos devolver con 5,10,20 y 50€. Toda la gama de Cash Protect, el Cashkeeper CK+ en su configuración Twin o el Automodules CashPoint serían equipos que contarían con este tipo de recicladores.

• Hoppers de monedas. El caso de las monedas es algo más simple que el de billetes. En este caso los hoppers son los encargados de reciclar las monedas. Hay dos configuraciones estándar:
  • Hopper Mixto. El caso del Hopper mixto, vendría a ser el equivalente del reciclador mixed. Todas las monedas van al mismo “saco”. Esto repercute directamente en la velocidad de pago. Si el cajón no está bien equilibrado de cambio y ha de buscar mucho, se produce el efecto lavadora, empieza a buscar hasta que las encuentra y las devuelve. Para según que tipo de negocios que la velocidad no sea importante y haya poco volumen, este tipo de Hopper encaja bien ya que además hace que el equipo sea más pequeño. Un pequeño hándicap, es que dependiendo del fabricante que los monte pueden no acepta monedas de 1c. El Cashkeeper CK950 o la gama de VNE tienen este tipo de tecnología.
  • Hoppers o monederos independientes. Los cajones para media y alta carga, trabajan normalmente con hoppers independientes por cada denominación de monedas. Como se puede ver en la imagen adjunta, la configuración es por cajetines donde va cada moneda ordenadita. Esto hace que el rendimiento sea mucho más alto que con un Hopper mixto ya que básicamente no ha de buscar nada. Cashkeeper CK+, Cashlogy, Glory o Cash Protect trabajan con hoppers independientes.
    • Hay un caso diferente, que es reciclado por tubos. En máquinas de vending es muy común y en nuestro caso el Automodules CashPoint trabaja con este sistema para las monedas. Es un sistema ágil pero que en función del número de tubos puede ser un limitante en el número de monedas que podemos tener para cambio. En el caso que comentamos de CashPoint cuenta con 10 tubos configurables, casi 1000 moneda en total.

Hoppers independientes de monedas, en este caso de un Cashkeeper CK+

• • • • Stackers de recaudación. Por último tenemos los stackers de recaudación. Cuando no puede reciclar más billetes o monedas, o está configurado para que solo recicle un número determinado, lo que no recicla se envía al cajón o stacker de recaudación. En un caso de una configuración de billetes con 2 recicladores, por ejemplo, donde hemos decidido reciclar 5 y 10, cuando nos paguen con cualquier otra denominación irían todos al cajón de recaudación directamente. Los stackers están protegidos con sus propias llaves para que solo tenga acceso las personas que se decidan. Todos los cajones llevan stackers de recaudación de billetes. No así de monedas donde no están importante donde la capacidad de reciclado es mucho más alta si trabajamos con hoppers independientes.

Mantenimiento y vida útil de un cajón

Esto da para un post que prepararé en las próximas semanas, pero aquí me gustaría puntualizar un tema muy importante. Los cajones automáticos necesitan mantenimiento, sí o sí. Unos más y otros menos, pero todos necesitan mantenimiento. Este mantenimiento alargará la vida útil del equipo y evitará averías no deseadas del mismo. Al final un cajón tiene piezas móviles que desgastan con el uso, sensores que se han de limpiar, etc, etc.

Por otro lado, este post está pensado para que se entiendan los motivos de porqué escoger un cajón u otro. Escoger un cajón únicamente por un criterio de precio nos lleva situaciones que no molan nada. Os voy a poner un caso real.

Hace un tiempo hablamos con un cliente, nombre ficticio Paco. Paco nos indicó por activa y por pasiva que eran pocas operaciones por día (y en esto no mentía) que quería el pequeño. Después de explicarle todo el rollo, él lo tenía ultraclaro, así que OK, aceptamos pulpo. Instalamos cajón.

Al segundo año y después de diversos mantenimientos correctivos, nos confiesa (ya lo sabíamos) que hacía pocas operaciones cada día pero de ¡entre 1000 y 2500€ cada una! Y la mayoría de veces en billetes de 20 y 50. Que ese no era el cajón que necesitaba. Total que se lo cambiamos por uno que aceptara fajos que desde el principio era lo que necesitaba. Con el dinero de los correctivos y de diversas acciones durante el tiempo que lo ha tenido ya hubiera comprado el superior y se hubiera ahorrado unos cuantos dolores de cabeza. Porque cuando lo tienes no puedes vivir sin él, y es una herramienta de trabajo más. Un carpintero no se compraría una radial de 30€ para trabajar cada día. Funcionar puede funcionar, pero desde luego no es lo óptimo.

Analizando la gama de cajones que tenemos

Llegados a este punto deberíamos tener más o menos claro los criterios principales de elección así como algunos conceptos clave para entender un poco mejor el funcionamiento de nuestro futuro cajón automático. Fijaros que en ningún momento he hablado de criterios de precio. Aquí estamos hablando de que es lo que mejor encaja y que no.

Ahora llega el momento, y ¿cuál es el que mejor me encaja?

En breve actualizaré este post con una infografía con una comparativa de la gama de cajones automáticos que tenemos. Mientras tanto, no dudes en consultar con nuestros expertos para analizar tu caso concreto. Estamos aquí para ayudarte y asesorarte!