¿Es dirigir un restaurante una tarea complicada? ¡Absolutamente! Para cualquier propietario o gerente de restaurantes, hay desafíos a diario que pueden ser difíciles de abordar. En este artículo, te daremos la soluciones para propietarios de restaurantes, donde exploraremos los problemas más comunes que enfrentan los gerentes de restaurantes y cómo solucionarlos.
Los problemas comunes que enfrentan los gerentes de restaurantes
Los gerentes de restaurantes enfrentan una serie de problemas comunes a la hora de administrar sus negocios. Desde WiP connect nos hemos puesto el reto de hacer el blog más extenso para agrupar los problemas más habituales que pueda tener un restaurante y proponer soluciones que se puedan incorporar.
El control de tu restaurante
Iniciamos este blog en tres pasos. Donde verás pasos necesarios para controlar tu restaurante se pueden dividir en tres etapas bien diferenciadas:
Fase 1. Objetivo: Determinar cuáles deberían ser sus costos, objetivos y manera para conseguirlo.
Fase 2. Ejecución: uso de las mejores prácticas para controlar los de alimentos, bebidas y efectivo.
Fase 3. Medición: Rastrear y reportar resultados para mejorar las métricas más importantes del negocio.
Es importante tener en cuenta que cada paso es igualmente importante para el éxito de una estrategia de control de costos de alimentos y bebidas.
Algunos términos legales a tener en cuenta para ser propietario de un restaurante
El negocio debe tener una licencia de negocio de alimentos. Debe ser un espacio habitable Ya sea que esté comprando o alquilando, deberá pagar un depósito.
Deberá tener los contratos de suministro de luz, gas, agua, internet… Algo que puede parecer muy general, pero tenemos que tener en cuenta, una mesa de comedor, sillas, mesitas de noche, taburetes…
Será importante decidir cómo se verá tu restaurante y configurar el personal para que esto suceda, pero hay otra parte sin la cual tus sueños no serían posibles, y no depende completamente de ti, el proceso administrativo.
Estos procedimientos pueden ser complejos y es importante que obtenga el asesoramiento adecuado:
Si alquila o compra un local que ya ha sido licenciado antes de la apertura, el proceso se facilita con una licencia de apertura.
Los proyectos que requieren firma y aprobación, además de cumplir con varios requisitos de seguridad y salud, deben tener salas insonorizadas, salidas de humo o salas accesibles donde es muy importante cumplir con las normativas de humos, por ejemplo.
El cocinero debe tener el título de operador de alimentos y debes solicitar un permiso sanitario e inscribir la empresa en el Registro de Empresas y Actividades Turísticas del Ministerio de Industria y Comercio. Todo emprendedor debe estar debidamente registrado y contar con un seguro de responsabilidad civil que lo proteja contra los daños que puedan causarle terceros.
Mientras tanto, el seguro de responsabilidad del empleador te protege de las lesiones sufridas por los empleados. Como resultado de las actividades laborales, mientras que el seguro de responsabilidad del producto cubre la compensación de los clientes con alimentos deficientes. Si quieres más información de cómo abrir tu restaurante, puedes hacer clic en este enlace.
1. El objetivo del restaurante
Iniciamos con una frase de Séneca, uno de los filósofos de la antigüedad, que describía que ningún viento es favorable para aquel que no sabe a qué puerto va. Para controlar los costos de los alimentos, primero debe saber cuáles deberían ser esos costos en función de los precios actuales del menú. En la ajetreada rutina de un restaurante, los costos de alimentos y bebidas a menudo se expresan como un porcentaje de las ventas.
Seguimos con “Fase objetivo”, determinar el porcentaje de costo ideal del restaurante (a veces llamado costo objetivo).
Uno de los errores más grandes que puede cometer un gerente es basar las expectativas en porcentajes de costos de alimentos o bebidas basados únicamente en los promedios de la industria.
A lo sumo, cuando hablamos de una relación de costo ideal, no nos referimos a un número que queremos alcanzar, ni a una medida estándar. En cambio, nos referimos al porcentaje de costo ideal de sus costos de alimentos en función de los precios actuales.
Los siguientes pasos te ayudarán a establecer tus metas ideales de gasto en alimentos. Uno de los errores más comunes que se cometen al calcular los porcentajes de costos de alimentos y bebidas es medir el consumo total de alimentos o bebidas frente al total de ventas.
La regla general más importante para el control de costos es determinar los costos de alimentos individuales comparando el costo de las ventas de alimentos y bebidas. Detalla los menús que se van a realizar, podemos destacar que existen diferentes menús de forma general. Como por ejemplo menú a la carta, menú del día, menú cíclico, y menú degustación, en este apartado apóyate y da libertad a un chef o persona, que tenga experiencia en el sector te ayudará a ejecutar el escandallo.
Son muchos los menús que puedes tener disponible, pero desde WiP connect te recomendamos que elijas únicamente aquellas que te permitan dar a conocer a tu restaurante como quieras que sea conocido. Aconsejamos en la mayoría de casos renunciar al menú del día, ya que con los últimos cambios, y la inflación, resulta difícil mantener márgenes pequeños.
Luego tendrás que insertar los productos en un software TPV, que tenga las posibilidades para tu negocio. Los sistemas antiguos pueden parecer confiables, pero son un punto que no admite un análisis en profundidad, ni un control de la facturación ágil, sin ellos tendrás dificultades para realizar tareas. Mientras que con sistemas TPV actuales puedes realizar el servicio con mejores tiempos por la ayuda que garantiza la tecnología.
Configura tu TPV para obtener los informes de ventas adecuados
¿Qué es el TPV (Terminal Punto de Venta) es un sistema informático utilizado para registrar y gestionar todo el proceso de venta en los restaurantes, con diferentes softwares.
Para hacer esto, debes configurar tus agrupaciones de informes de ventas de tu TPV para que coincidan con los grupos de seguimiento de ventas, en WiP connect llevamos tiempo configurando TPV para franquicias, restaurantes y peluquerías donde si contactas te ayudaremos paso a paso.
A continuación, tu sistema de caja para restaurantes o terminal de punto de venta (TPV) debe programarse para mostrar las ventas individuales de cada uno de los productos de su menú, y que cada producto del menú esté vinculado a uno de estos grupos.
Si tu registro no tiene esta capacidad, entonces puedes considerar seriamente actualizarlo o utilizar otro. Si contactas te asesoraremos cuál sería tu TPV según volumen de facturación y demás en un servicio de consultoría.
Este informe debe mostrarte la cantidad vendida y las ventas totales de cada producto del menú para un período determinado. La mayoría de los registros se podrán configurar para recibir un informe del mix de ventas diario, semanal y mensual.
2. Ejecuta el negocio con todas las garantías
Ahora, que has establecido un objetivo de negocio. Es hora de centrar tu atención en implementar los sistemas y controles necesarios para alcanzar ese objetivo.
Robo
Muchas son las ocasiones donde el control del efectivo, puede llegar a ser una tarea ardua dentro de un punto de venta o restaurante. Pero en WiP connect conocemos soluciones que en algunos casos han llegado a aumentar un 10% la facturación después de sistematizar el control de efectivo. Los mejores añadidos para la seguridad pueden ser los cajones automáticos que añadido al TPV te asegura el cobro de cada servicio. Para evitar robos de materia prima, otro clásico en este punto, pueden ser los sistemas de cámaras IP de videovigilancia. Puedes consultar en este enlace el mejor cajón inteligente para ti.
Desperdicios / Mermas
Las mermas son un problema sustancioso para nuestro negocio de hostelería. El control de costes de cocina, preparaciones y proyecciones de compra puede llegar a ser un asunto complejo. Razón por lo que te recomendamos que hagas uso de las analíticas de los TPV, para poder saber cuánto pedir a tu proveedor basado en años anteriores, así como controlar los desperdicios que se pueden estar generando usando métricas de consumo.
Autoconsumo
¿Supongo que en el bar los trabajadores se toman un café para desayunar? ¿Comen en el restaurante? Eso es una buena práctica de todo bar o restaurante, pero en algunos casos, puede llegar a ser un problema si no se controla de forma efectiva.
En muchos casos, se trata de conocer costos. No queremos decirle a un empleado que no se tome un café, pero necesitamos saber lo que consumen, ya que va contra el margen global. Para tener herramientas con lo que defender tu restaurante ante una materia prima que se evapora y no ves el motivo.
El exceso de porciones
El exceso de porciones. Todo el mundo tienes sus propias proporciones, ¿no? hay gente que lo define como un poco, 150g otros como 300g. Las buenas prácticas para el control de las medidas se resumen en cucharadas, tazas de medir, escalas y cucharas de precisión.
Los aumentos de precios del proveedor. Con un análisis sobre la unidad de precio por producto y por plato podrás añadir la subida de precio del proveedor a una subida porcentual.
Gestión de soluciones con reservas para propietarios de restaurantes
Gestión de reservas. Hemos visto como son muchos los clientes que no piensan en el restaurante. Seguro que te ha pasado alguna vez que te han reservado y no se ha presentado nadie (lo que se conoce como en el argot como “no show“), o que, por otro lado, te han reservado para cuatro, y se presentan doce. Te entendemos, es algo habitual y te podemos dar algunas opciones para lo primero.
La gestión de reservas previo pago, en el caso de una reserva grande, se pide que se haga vía online, donde comprometes a las personas a hacer un pago simbólico.
Tenemos que entender que la persona que reserva no suele ser siempre la que toma las decisiones, por lo que tener una reserva asegurada monetariamente no te va a aportar nada. Pero como decía Maquiavelo, “El único seguro que tienen los hombres para mantener su libertad consiste en mantener su dinero en sus propios bolsillos”
La gestión de la cola es otro asunto a tener en cuenta, ¿en tu restaurante se hace cola? ¿Cómo organizo una cola en mi restaurante? Organizar colas puede ser todo un reto. En tu restaurante, puede haber momentos que necesite organizarse en el turno de mediodía, por ejemplo los clientes en restaurantes con entrada libre puede ir bien situar un atril en la entrada, una práctica extendida que da entender donde se deben situar los comensales antes de ser dirigidos a una mesa.
Tienes que saber cuanta demanda puede soportar tu empresa y no sobre ocupes las mesas. Mantén tu cocina eficiente y verifica la flexibilidad de los procesos que ejecuta. Evita los cuellos de botella en los restaurantes que pueden saturar la demanda y traer muy malas críticas. Configura varios puntos de atención para reducir la carga de trabajo.
La rotación de personal
En los tiempos que vivimos cuesta encontrar jóvenes interesados en el mundo de la restauración y que estén comprometidos, lo que convierte aún más difícil la tarea para suplir los ajustes estacionales de un restaurante o negocio. Aquí te ofrecemos algunos trucos, aunque no te vamos a decir nada que ya no sepas.
Hacer un mejor reclutamiento: Asegúrate de que todos los empleados sean amables, serviciales y tengan experiencia en el servicio de alimentos. Hacer un buen reclutamiento puede ayudar a reducir el número de personas que abandonan el trabajo y también reducirás las mermas con, por ejemplo, un cocinero experimentado. La cercanía al local es un punto más que destacable en las generaciones más jóvenes, ya que el desplazamiento les supone salir de sus zonas de confort.
Ofrecer incentivos: Los empleados necesitan tener una razón para quedarse en su trabajo. Ofrecer incentivos, como bonificaciones por las horas extras o los días sin faltas, puede ser una gran motivación para que se queden.
Motivar a los empleados con conocimiento añadido que les haga crecer : Asegúrate de que todos los empleados estén capacitados para hacer su trabajo correctamente puede ayudar a reducir la falta de personal.
Crear un ambiente de trabajo positivo: Si los empleados disfrutan trabajando en el restaurante, es más probable que se queden. Asegúrese de que su personal esté contento y motivado para trabajar, y se sentirán satisfechos con sus tareas diarias.
Tener previsión: Contratar a más personal del necesario para estar preparado para los días o momentos de mayor demanda puede ser útil. Esto permitirá que el restaurante siempre tenga el número adecuado de personas para atender a los clientes sin problemas. Desatender esos clientes puede generar malas reviews que después te pueden perjudicar en gran medida.
3. Medición de los índices importantes
Mejorar la gestión del tiempo para una mayor productividad
Los gerentes de restaurantes y propietarios tienen una tarea impresionante y por testimonios podemos decir que ver como tu restaurante va mejorando poco a poco es la mejor sensación para un gerente o propietario. Algunas formas en que pueden hacer esto incluyen:
Comenzando sistematizando tareas y dividir el personal con tareas concretas, por ejemplo incluyendo la figura del Runner, un sistema usado en muchas franquicias y restaurantes. Donde el factor diferencial reside en el comandero donde te permite pedir en mesa y que en cocina reciban directamente lo que el cliente esta pidiendo. Así mejorando los tiempos, podrás ver un ejemplo en este vídeo. Donde el runner se puede dedicar a estar en mesas y no ir y volver a cocina, mejorando los tiempos y la satisfacción de cliente al ser permanente atendido.
Algunos trucos para conseguir una mayor productividad:
Identificar las tareas que requieren más atención, foco y planificarlas para realizarlas durante los períodos de tiempo en los que se encuentren más despiertos.
Establecer límites claros para cada tarea y trabajar en un ritmo consistente para no sobrecargarse.
Aprender a decir “no” a las solicitudes que no son relevantes para sus objetivos.
Delegar tareas a otros miembros del equipo para minimizar la cantidad de trabajo que tiene que hacer personalmente.
Tomarse un tiempo para descansar y recargar energías, ya que esto evitará el agotamiento y le permitirá rendir al máximo nivel.
Optimiza tu carta para rentabilizarla. Cuando tu menú esté listo y funcionando, puedes prestarle especial atención a determinar qué platos se necesitan más, cuáles apenas se emplean. Esto te permitirá ajustar tu oferta hasta conseguir la mejor carta posible.
Además, los menús no solo se utilizan para informar a los clientes sobre las ofertas gastronómicas y los precios de tu restaurante, sino que también deben estar elaborados de manera profesional para que las cantidades no se repartan para aumentar el precio promedio de la entrada.
¿Cómo puedo facturar más en mi restaurante?
Las soluciones para propietarios del restaurantes dirigidas en la autoridad online
En los últimos años, han sido muchas las aplicaciones como Globo, TheFork, Covermanager y TripAdvisor que surgen para reservar o para gestionar las reseñas de los restaurantes. Es tanto, el poder de estas plataformas que pueden llegar a ayudarte a facturar más o menos según como las gestiones, ahora bien, no es oro todo lo que reluce. En muchos casos hay soluciones para propietarios y gerentes de restaurantes donde las reseñas nos dan opciones de como mejorar nuestro servicio. Aunque también manifestará las deficiencias que puedan tener los negocios.
Estás plataformas al disponer de tu restaurante no siempre mirarán por el interés del restaurante mientras que WiP Connect si, el contacto cercano con uno de nuestros account manager te ayudarán a tener la gestión de las opiniones online al día y actualizadas. Conjuntamente con WiP Agency te ayudaremos a causar repercusión en redes sociales. Por último integrar pegatinas con un código QR en el local te ayudará a que lleguen más reseñas.
Las herramientas adaptadas a tu volumen de facturación
Hay aplicativos que funcionan muy bien, que por definición son soluciones para propietarios de restaurantes. En caso de tener terraza amplia, como hemos comentado anteriormente con el ejemplo del runner. Aunque también hay casos donde por ejemplo una impresora con sonido radio puede ayudar al cocinero a escuchar los nuevos platos entrantes en casos de cocinas con mucho ruido.
También para elegir un sistema para tu restaurante tienes que asegurarte que todos los puntos están cubiertos y tienes el 100% de eficiencia. Los dispositivos en cocina tienen que soportar altas temperaturas, otro punto es que el cocinero por ejemplo pueda escuchar los nuevos platos entrantes sin gritos ni voces que puedan molestar a los comensales por es importante que el dispositivo emita un sonido lo bastante alto para que este lo perciba.
Además contar con cajones automáticos te ayuda a regular el efectivo y las cámaras IP, a resolver conflictos que algún día podrían surgir al coger nuevos empleados.
Conclusión
En WiP connect llevamos más de 10 años instalando dispositivos para restaurantes, gestionando los mejores dispositivos para restaurantes y son más de 200 las instalaciones completadas en estos años, si quieres saber más sobre cómo mejorar puedes realizar una consultoría. En caso de que quieras algunos de los añadidos puedes contactar y te llamaremos en la mayor brevedad posible.
Lo que queremos conseguir con este blog, es ayudar en lo posible y dar el máximo del conocimiento para los gerentes que están empezando y que los más experimentados suméis información en comentarios.
Para concluir queremos comentar y desear el mayor deseo para tu restaurante, por que no hay mayor elogio para un cocinero que el silencio entre bocado y bocado de sus comensales y por lo que no hay mejor elogio para un gerente que el aumento de la facturación entre servicio y servicio.
